+48 605 442 227 aneta.glass@koena.pl

O efektywnym planowaniu pracy słów kilka czyli 12 zasad zarządzania sobą w czasie budujących well-being w pracy

Badania mówią, że gdybyśmy 1% czasu przeznaczonego na wykonanie danej pracy poświęcili na jej dokładne zaplanowanie,  pozwoliłoby nam to zaoszczędzić nawet jedną godzinę dziennie.[1] Dodatkowa godzina w ciągu dnia to w dzisiejszych czasach towar nie tylko na wagę złota, to przede wszystkim przestrzeń by świadomie budować swój well-being w pracy. Zacznijmy zatem planować! A konkretnie – planować efektywnie. Planując nie zdajemy się na przypadek. Jesteśmy kowalem własnego losu, a skutecznie zarządzając sobą w czasie znajdujemy go na pracę, rozwój, rodzinę i przyjaciół.

A jak to zrobić w kilku prostych krokach?

Prowadź kalendarz. Po prostu. Planowanie czasu uchroni Cię przed zaplanowaniem kilku wydarzeń jednocześnie lub, co gorsza, zapomnieniem o ważnym zadaniu czy spotkaniu, w który powinieneś uczestniczyć. Najlepiej zrobić to przynajmniej z jednodniowym wyprzedzeniem.

 

W notesie, kalendarzu, telefonie. Notowanie to najskuteczniejsze narzędzie do walki z zapominalstwem i najlepsza metoda na spokojną głowę. Nic Ci nie umknie i nie musisz mieć tego stale w przysłowiowym tyle głowy. Spokojna głowa to fundament na którym buduje się swój well-being w pracy. Inaczej pozostajemy w sferze teorii.

 

Realnie oceniaj swoje zasoby czasu i energii i nigdy nie zapełniaj terminarza w 100%. Dobrym pomysłem może być metoda 60/20/20, gdzie 60% to czas na zaplanowane zadania, 20% to bufor bezpieczeństwa na wypadek, gdybyś źle oszacował czas potrzebny do wykonania pracy i 20% to rezerwa na nieplanowane „wrzuty” czy „pożary”, które – chcemy, nie chcemy – zdarzają się prawie zawsze. Pamiętaj też, że na Twój well-being w pracy składają się nawyki w obszarze zarządzania swoją energią –  kluczowe są regularne przerwy w pracy ( najlepiej, by były aktywne), nawadnianie ( ok 2 litry wody niegazowanej dziennie), optymalne i regularne posiłki (  więcej tutaj :https://koena.pl/dieta-a-energia-w-pracy/  )  oraz o planowaniu strategicznych zadań w czasie, kiedy jesteś najbardziej efektywny.

 

Zadania zawodowe i prywatne powinny w Twoim kalendarzu być traktowane na równi. Work-life balance to podstawa niezbędnej w życiu równowagi pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym, którym dla higieny zdrowia psychicznego i dobra wszystkich interesariuszy należy się równa ważność.

 

Planuj w perspektywie tygodnia. To daje szerszą perspektywę i pogląd na stojące przed Tobą wyzwania.

 

Szacuj czas. Każde zadanie czy spotkanie wymaga określonej ilości czasu. Oszacowanie go pozwoli lepiej zarządzić harmonogramem zadań.

 

Wszyscy zawsze będą powtarzać, że najważniejsze jest to, czego od Ciebie potrzebują. Ale uwierz, zadania da się uszeregować pod względem ich ważności i pilności. Takie ćwiczenie pozwoli Ci sensownie rozłożyć pracę i uniknąć nawarstwienia pilnych tematów w jednym czasie. Jak to mawiał Stephen R. Covey: „Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy, trzeba koncentrować uwagę na robieniu właściwych rzeczy”.

 

Podchodź do zadań projektowo. Pamiętaj, by przed rozpoczęciem zadania precyzyjnie określić cel, harmonogram i kroki milowe, które powinny być osiągnięte, by zostało ono zrealizowane z sukcesem.

 

Skupiaj swoją uwagę na konkretnym zadaniu, bo tylko wtedy osiągniesz oczekiwane wyniki. Robiąc wiele rzeczy na raz, zwykle żadnej nie zrobisz dobrze i do końca. Multitasking jest dobry ale nie sprawdzi się w sytuacjach, które wymagają Twojej uwagi i zaangażowania.

 

Bądź asertywny i deleguj. Nie wszystko musisz brać na swoje barki, nie wszystko wymaga Twojego zaangażowania.

 

Przeanalizuj na co tracisz czas. Bo tracisz, tylko pewnie ciągle o tym nie wiesz. A wystarczy pochylić się nad tym ile czasu spędzasz z telefonem w ręku, przed telewizorem czy na spotkaniach, które się przedłużają, nie są związane z planowanym zadaniem lub niczego nie wnoszą (bo nie określono ich celu ani agendy). Walcz z pożeraczami czasu, których wokół bez liku. Do najczęstszych należą: oczekiwanie, brak, błędna lub zbyt zawiła komunikacja, hałas i dekoncentracja (wywołane nieoczekiwanymi pogawędkami, telefonami, spotkaniami), dezorganizacja, bałagan i brak samodyscypliny, odkładanie pracy na później czy chęć posiadania informacji o wszystkim i robienia wszystkiego na własną rękę.

 

Pracuj nad pozyskiwaniem czasu – doszkalaj się z narzędzi i programów, które są Ci niezbędne do pracy. Wymyślaj usprawnienia i procesy, które będą w stanie przyśpieszyć realizację zadań. Naucz się też oceniać ryzyka i bądź ich świadom, by móc szybko i efektywnie zareagować w sytuacji, gdy się pojawią.

 

Nasz osobisty well-being w pracy zależy w dużej mierze od nas samych. Od tego czy efektywnie zaplanujemy zadania oraz tego jak ten plan wykonamy. Zacznijmy zatem planować mądrze i efektywnie. Powodzenia!